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    Gestion du personnel : les délais de conservation des dossiers RH en Pologne

    11 février 2019

    Le 10 janvier 2018, une nouvelle loi modifiant les délais de conservation et le contenu des dossiers RH du personnel a été votée et est entrée en vigueur le 1er janvier 2019 en Pologne.

    Les délais de conservation

    Depuis le 1er janvier 2019 en Pologne, de nouveaux délais de conservation des dossiers du personnel s'appliquent :

    - Pour les salariés embauchés depuis le 31 décembre 2018, la durée maximum de conservation des dossiers est de 10 ans,

    - Pour les salariés embauchés entre le 1er janvier 1999 et le 31 décembre 2018, le délai de conservation peut être réduit à 10 ans au lieu de 50 ans, à condition que l'employeur le notifie à l'Office de sécurité sociale afin que l'organisme puisse récolter les données nécessaires à la détermination du droit aux prestations sociales,

    - Pour les salariés embauchés avant le 1er janvier 1999, le délai de conservation de leur dossier demeure de 50 ans.

    L'employeur doit informer ses salariés sur la durée de conservation des dossiers du personnel ainsi que leurs droits de les récupérer une fois le délai de conservation expiré.

    Les conditions à la dématérialisation

    Il est désormais possible pour l'employeur de conserver les dossiers RH du personnel et tout document relatif à l'emploi sous forme numérique à condition qu'ils soient accompagnés de la signature ou du sceau de l'employeur.

    L'employeur est également tenu d'informer ses salariés de toute modification relative à la forme de conservation desdits dossiers.

    De plus il est obligatoire d'ajouter aux dossiers du personnel une nouvelle rubrique appelée " partie D " contenant tous les documents relatifs à la responsabilité des salariés, tels que des copies de tout avis concernant une sanction disciplinaire.

    Cette lettre est réalisée par : Iris Lalande, Laure Istria, Say-yiek Chhe, Robert Giovannelli

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