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    Managers : comment accompagner les salariés pendant le confinement

    26 mars 2020

    Alors que le télétravail s'est imposé à la majorité des salariés, les managers se trouvent en première ligne pour accompagner des équipes, qui jusqu'ici n'étaient pas forcément rompues à ce mode d'organisation du travail. Comment mettre en place, dans ce contexte particulier, un management de proximité "à distance" ? Quelles pratiques mettre en œuvre pour gérer les équipes virtuellement?

    Accompagner les salariés dans la gestion du télétravail

    Même si les grèves de la fin d'année avaient déjà permis à de nombreux salariés de tester le télétravail, cette organisation de travail n'est pas habituelle pour bon nombre de salariés. Charge donc aux managers de les assister dans cette période.

    Dans un baromètre publié en 2019 par Malakoff Médéric, 85% d'entre eux, et qui géraient des salariés télétravailleurs, estimaient déjà la mise en place de formation ou tout du moins d'une sensibilisation au télétravail indispensables. Aider ses salariés dans sa prise en main est donc essentiel.

    Et cela passe, dans un premier temps, par un soutien à la mise en place logistique du télétravail. Même si cela peut sembler une évidence, les managers doivent veiller à ce que chacun puisse bénéficier d'un bon équipement technique. L'objectif est de permettre un accès à tous les outils nécessaires pour la continuité de leurs activités et que les conditions de travail soient les meilleures possibles.

    Maintenir le lien social

    Mais l'aspect technique ne suffit bien évidemment pas.

    Toujours dans l'enquête réalisée en 2019, la très grande majorité des managers interrogés le rappelaient : il est nécessaire de "repenser " le lien collectif avec les télétravailleurs.

    Et cela peut passer par des actions simples : garder le contact au quotidien, en instaurant par exemple, un bonjour virtuel entre les équipes, organiser des points - individuels ou non – très régulièrement, mettre en place des réunions.

    Pour maintenir ce contact, multiplier les canaux de communication est essentiel : les mails bien sûr, mais aussi les messageries instantanées pour les échanges plus informels, le téléphone pour les urgences mais pas seulement ou encore la visioconférence. Pouvoir se voir, notamment, apporte beaucoup à la communication, à la qualité de l'écoute et des échanges.

    Tout ce qui peut remettre de l'humain et redonner corps aux interactions est à privilégier, car l'idée est notamment de rompre l'isolement que peuvent ressentir les salariés en ce temps de confinement.

    Il ne faut pas oublier que cette " solitude " était déjà partagée par de nombreux salariés d'Ile-de-France, qui pointaient du doigt ce paradoxe dans la dernière enquête Paris Workplace : même en étant de plus en plus connectés, il arrivait, à plus de la moitié d'entre eux, de se sentir souvent isolés au sein de leur entreprise.

    Privilégier les communications de qualité

    C'est pourquoi, même si les échanges quotidiens ne sont pas nombreux, les managers doivent y prêter une attention particulière, en pensant à ne pas aborder que des sujets professionnels.

    Dans cette période particulière, les manager doivent pouvoir aussi apporter un soutien "psychologique" à leurs équipes, en prenant des nouvelles de leur santé et de leurs proches, par exemple.

    Mais attention, maintenir le lien ne signifie pas non plus "inonder" les salariés de messages. Il reste important, comme d'ailleurs en temps normal d'activité, de ne pas trop sollicités les équipes, car cela risque de créer du stress, d'être contre-productif en termes d'efficacité professionnelle et même de générer des conflits " à distance ".

    Animer les réunions de travail à distance

    Là aussi, la qualité de la communication est primordiale.

    Si la question des outils (logiciels de partage de documents, outils de travail collaboratif ou de visioconférence…) est importante, ceux-ci ne permettent pas à eux-seuls d'avoir une bonne animation de réunion.

    De nouvelles pratiques ou de nouvelles règles doivent être instaurées :

    - Préparer minutieusement la réunion, avec un objectif et un ordre du jour précis et transmis en amont,

    - Envoyer en anticipation tous les documents utiles, et proposer des supports clairs,

    - Faire participer régulièrement tous les participants : l'organisateur doit veiller à ce que chacun puisse s'exprimer et se sentir inclus dans les discussions,

    - Mettre en place un plan d'action à l'issue de la réunion, où chacun sait quel est son rôle d'ici la prochaine rencontre virtuelle.

    Deux points de vigilance sont à prendre en considération :

    - La réunion ne doit pas compter un trop grands nombre de participants, pour que chacun puisse justement s'y sentir actif,

    - Il faut limiter sa durée dans le temps.

    Recréer un rythme de travail et remotiver les équipes

    Par ailleurs, le télétravail n'implique pas uniquement des problématiques de communication. La question du "temps" de travail est aussi capitale.

    Les salariés risquent, avec le travail à distance, couplé au confinement, de subir une forme de distorsion du temps. Les managers doivent aussi alors les aider à recréer des repères temporels et à structurer leurs horaires de travail.

    Même s'il faut savoir faire preuve de souplesse – notamment pour les parents qui doivent gérer leurs enfants – ils peuvent, par exemple, proposer des plannings où chacun peut mettre en avant ses disponibilités pour des appels.

    A l'inverse, le management doit veiller à ce que les équipes respectent bien les horaires de travail et ne pas accepter, par exemple, que les salariés envoient des mails professionnels trop tard le soir.

    Pour remotiver des équipes parfois déstabilisées par les nouvelles conditions de travail, des objectifs doivent être fixés à chacun, objectifs qu'il faudra régulièrement revoir et mettre à jour, en fonction du contexte. Être attentif à la charge de travail de chacun est primordial. Ne pas être assez occupé – ou l'inverse se sentir submergé ou pas assez outillé pour répondre à ces tâches – est source de souffrance au travail, il ne faut pas l'oublier.

    Maintenir la confiance…dans les deux sens

    Enfin, même si le manager est là pour impulser rythme et engagement de la part des salariés, il est important aussi que ce dernier puisse lâcher prise et laisser la main à ces équipes.

    Plutôt que de multiplier les reportings, il peut être plus efficace de fixer des objectifs de travail précis, clairs et qui pourront être mesurés dans le temps. Regarder les résultats obtenus plus que le temps de travail effectif permet de maintenir la confiance avec tous.

    Encourager ses équipes à se réunir à distance régulièrement, sans présence managériale, participe de cette confiance, qui doit rester réciproque.

    Le manager doit aussi rappeler à chaque salarié qu'il reste joignable à tout moment pour une urgence, face à des difficultés ou simplement pour prévenir d'une contrainte particulière. L'essentiel est de ne pas laisser des situations compliquées s'installer.

    Cette lettre est réalisée par : Delphine Guidat
    , William Kennedy
    , Mathieu Faria

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