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    Société, Associations : adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées en raison de l'épidémie de covid-19

    14 December 2020

    Prorogation et modification de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 par une ordonnance du 2 décembre 2020

    Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 parue au JO du 3 décembre 2020

    Prise sur le fondement de l'article 10 de la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020, cette ordonnance proroge et adapte les règles exceptionnelles de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes des entités de droit privé, prévues par l'ordonnance du 25 mars 2020. Ses dispositions s'appliquent aux réunions des assemblées et organes collégiaux d'administration de surveillance et de direction tenues à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance et jusqu'au 1er avril 2021.

    L'article 1er adapte l'article 2 de l'ordonnance du 25 mars 2020. Ce dernier prévoit que, dans les sociétés cotées, aucune nullité de l'assemblée générale n'est encourue lorsqu'une convocation devant être réalisée par voie postale n'a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société. L'article 1er étend cette mesure à l'ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

    L'article 2 adapte le premier alinéa de l'article 4 de l'ordonnance du 25 mars 2020 qui autorise, de façon exceptionnelle et temporaire, la tenue des assemblées " à huis clos ".

    • Il " resserre " la condition pour l'organisation d'une assemblée " à huis clos ", en limitant cette possibilité aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l'assemblée ou à la date de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres à cette dernière. Ainsi, l'article 2 de la présente ordonnance substitue à la condition figurant dans l'ordonnance du 25 mars 2020 initiale, qui faisait l'objet d'une appréciation in abstracto portant uniquement sur l'existence d'une mesure restrictive affectant le lieu où l'assemblée était convoquée, une condition qui devra faire l'objet d'une appréciation in concreto. Il précise que les mesures restrictives susceptibles d'avoir une incidence sur l'organisation de l'assemblée et de conduire à ce qu'elle soit tenue " à huis clos " sont non seulement les mesures qui interdisent ou limitent les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, mais également celles qui interdisent ou limitent les déplacements pour de semblables motifs. Il est à noter qu'il était déjà possible de considérer, sous l'empire de l'ordonnance du 25 mars 2020 initiale, qu'une mesure interdisant ou limitant les déplacements pour des motifs sanitaires, en ce qu'elle fait obstacle à la présence physique des membres à la séance, constituait une mesure limitant les rassemblements collectifs permettant à ce titre d'organiser l'assemblée " à huis clos ".

    • Il permet que la délégation donnée par l'organe compétent pour convoquer l'assemblée en vue de décider si celle-ci sera tenue " à huis clos " soit donnée à toute personne, et non plus seulement au représentant légal du groupement Cette délégation sera encadrée par décret.

    L'article 3 crée un nouvel article 5-1 dans l'ordonnance du 25 mars 2020.

    • Il renforce les droits des actionnaires des sociétés (autres que les sociétés d'investissement à capital variable dites " SICAV ") cotées dans le cas où l'assemblée générale est organisée " à huis clos ", c'est-à-dire sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d'y assister n'y participent, que ce soit physiquement ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

    • Il prévoit que l'assemblée générale doit être retransmise en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission. Il prévoit également que la société doit assurer la rediffusion de l'assemblée en différé. D'autre part, ce nouvel article renforce le régime des questions écrites, en prévoyant que l'ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y sont apportées en application des troisième et quatrième alinéas de l'article L. 225-108 du code de commerce doivent être publiées sur le site Internet de la société, dans la rubrique dédiée à cet effet.

    L'article 4 refond l'article 6 de l'ordonnance du 25 mars 2020 relatif au recours à la consultation écrite des membres des assemblées. Il maintient l'assouplissement prévu par l'ordonnance de mars qui a rendu possible ce mode alternatif de prise de décision sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer. L'article 4 de la présente ordonnance étend ce mode alternatif de prise de décision à l'ensemble des groupements de droit privé pour lesquels il n'est pas déjà prévu par la loi, à l'exception des sociétés cotées.

    La consultation écrite des membres de l'assemblée intervient soit dans les conditions prévues par les dispositions législatives ou réglementaires, les statuts ou le contrat d'émission, lorsque ce mode de prise de décision est déjà prévu par ces derniers, soit dans les conditions qui seront définies par voie de décret en Conseil d'Etat, lorsque le régime légal ou réglementaire de l'assemblée, les statuts ou le contrat d'émission n'encadrent pas déjà ce mode de prise de décision.

    L'article 5 refond l'article 6-1 de l'ordonnance du 25 mars 2020 relatif à la consultation écrite des membres des assemblées générales des sociétés coopératives agricoles et des unions de celles-ci. Cet article 5 concerne le vote par correspondance. Il étend et assouplit le vote par correspondance, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de vote n'est pas déjà prévu par la loi, en l'autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de vote est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions (en particulier la condition tenant à l'existence d'une clause à cet effet dans les statuts ou le contrat d'émission) et toute autre clause contraire des statuts ou du contrat d'émission.

    L'article 6 apporte diverses modifications de cohérence à l'article 7 de l'ordonnance du 25 mars 2020. Il précise en outre qu'en cas de basculement d'une assemblée générale convoquée en présentiel vers une assemblée générale tenue " à huis clos " dans une société cotée, les actionnaires doivent en être informés, dans les conditions prévues par l'article 7 de l'ordonnance du 25 mars 2020, trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée générale, à l'instar de ce qui était déjà prévu par l'ordonnance du 25 mars 2020 initiale pour les groupements non cotés. Enfin, afin de faciliter le basculement d'une assemblée générale convoquée " à huis clos " vers une assemblée générale tenue en présentiel, il étend les modalités simplifiées d'information des membres de l'assemblée prévues par l'article 7 de l'ordonnance du 25 mars 2020 à cette hypothèse.

    l'article 7 modifie l'article 11 de l'ordonnance du 25 mars 2020 à l'effet de proroger l'application de cette dernière, qui continuera de s'appliquer aux réunions des assemblées et organes collégiaux d'administration de surveillance et de direction tenues à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance et jusqu'au 1er avril 2021. Cette date correspond au terme de la période transitoire de sortie de l'état d'urgence sanitaire fixé par l'article 2 de la loi du 14 novembre 2020. Cette prorogation immédiate est assortie de la faculté de procéder à de nouvelles prorogations par voie de décret en Conseil d'Etat jusqu'à une date butoir fixée au 31 juillet 2021.

    L'article 8 comprend des dispositions nécessaires à l'application de l'ordonnance du 25 mars 2020 modifiée à Wallis-et-Futuna.

    L'article 9 prévoit l'entrée en vigueur immédiate de l'ordonnance. Cette disposition est justifiée au regard de l'urgence, afin de réduire la durée de la discontinuité entre l'ordonnance du 25 mars 2020 initiale, qui a expiré le 30 novembre 2020, et sa version modifiée par la présente ordonnance.

    Rapport au Président :

    Cette lettre est réalisée par : Virginie Feburier
    , Pascale Le Borgne
    , Olivier Anceschi

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