La communication du décompte de charges et des pièces justificatives par le bailleur.

Points à retenir :

• Les charges sont exigibles sur justification (L. 1989, art. 23, al. 1er). Il s'agit des factures délivrées au bailleur ou des contrats (fournitures, entretien) conclus par lui. Le bailleur doit adresser au locataire un décompte sommaire indiquant le montant des dépenses par nature de charges (chauffage, eau chaude, ascenseur, etc.) et tenir à sa disposition les pièces justificatives correspondantes (chez lui ou le gardien, par exemple). Cette mise à disposition doit être effective au moins durant six mois à compter de l'envoi du décompte de charges (art. 23, al. 7).
• Le ministre du Logement, dans une réponse n° 19043 (JOAN Q, 9 janv. 1995, p. 213), avait déclaré que tout locataire qui s'adresse à son bailleur ou à son mandataire pour consulter des pièces justificatives des charges locatives doit pouvoir y accéder dans des conditions raisonnables et normales, et que cette notion ne peut s'interpréter comme l'obligation pour un bailleur de fournir gratuitement des photocopies de ces documents ; le ministre estimait toutefois que « rien ne s'oppose à ce que les photocopies soient faites à la demande et aux frais de ce dernier ». 
• La Cour d'appel de Paris, dans un arrêt en date du 27 septembre 1996, est plus restrictive puisqu'elle décide que le locataire n'est pas fondé à exiger, même à ses frais, la délivrance de photocopies.
• Le lieu de consultation des pièces ne doit pas non plus être éloigné du lieu de l'immeuble. En effet la Cour d'appel de Paris, dans un arrêt en date du 27 octobre 2009 (RG no 08/14067), a jugé que l'accès aux documents n'est pas organisé dans des conditions raisonnables et normales, lorsque le locataire doit se déplacer de Paris au Havre, siège social du bailleur.