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Note d'expert

Elaboration d’une charte d’entreprise des frais professionnels

Date de publication
Temps de lecture
3min

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1/ Dans le cadre de l’élaboration d’une charte des frais professionnels, faut-il consulter le CSE ?

C. trav. art. L 2312-8

La fixation des règles de prise en charge des frais professionnels dans le cadre d’une charte impacte les conditions de travail des salariés.

Selon la loi, le CSE des entreprises d'au moins 50 salariés est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, et notamment sur les conditions d'emploi et de travail.

2/ La communication aux salariés de la charte via le réseau social de la société est-elle suffisante ?

C. trav. art. R. 1321-1

La charte, adjonction au règlement intérieur, est portée, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche.

3/ Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’employeur doit-il  vérifier que le salarié dispose d’une assurance pour ses trajets professionnels ?

C. trav. art. L 4121-1

D’une part, en application du code des assurances, l’employeur est en droit de vérifier que le salarié dispose d’une assurance pour ses trajets professionnels.

D’autre part, selon le code du travail, l'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Sur ce second fondement, l’employeur est en droit de vérifier que le salarié dispose d’une assurance pour ses trajets professionnels.

La vérification peut être effectuée par la production d’une attestation de l’assureur.

4/ La charte doit-elle être signée par le représentant légal de la société ?

Circ. DRT 5-83 du 15-3-1983 n° 13 : BOMT n° 83/16

Cass. crim. 11-3-1993 n° 90-84.931

La charte, adjonction au règlement intérieur,  est un document établi par l'employeur.

Selon l’administration, le règlement intérieur a un caractère d'acte unilatéral de l'employeur, dont il traduit le pouvoir d'organisation et de direction de l'entreprise. C'est donc l'employeur qui doit établir le projet de règlement intérieur et qui a la responsabilité du bon aboutissement de la procédure préalable à l'entrée en vigueur du règlement.

Selon la jurisprudence, l’employeur peut donner délégation de pouvoir à un salarié pourvu de l'autorité, de la compétence et des moyens nécessaires pour veiller à la stricte et constante application de la réglementation.

Ainsi, un DRH peut établir la charte des frais professionnels.

5/ L'employeur doit-il respecter un délai avant l'application de la charte ?

Circ. DGT 2008-22 du 19-11-2008 ;

Cass. soc. 5-5-2021 n°° 19-25.699

C. trav. art. L 1321-4

Selon l’administration et la jurisprudence, la mise en place d'une charte éthique ou d'un code de bonne conduite prévoyant des règles générales et permanentes relevant du champ du règlement intérieur doit être considérée comme une adjonction à celui-ci et soumise à la procédure d’élaboration du règlement intérieur.

Dès lors, dans la mesure où la charte des frais professionnels prévoit des règles générales et permanentes pouvant faire, en cas de non-respect,  l’objet de sanctions disciplinaires, son élaboration doit suivre les règles de l’élaboration ‘un règlement intérieur.

Ainsi, la charte fixe la date de son entrée en vigueur, qui est nécessairement postérieure à un délai minimum d'un mois à compter de l'accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité.

6/ Après la modification d’une charte, le nouveau document communiqué aux salariés doit-il faire apparaitre distinctement les modifications ou adjonctions ?

Ni la législation sociale, ni la jurisprudence n’impose à l’employeur, après la modification d’une charte, de faire apparaitre distinctement les modifications ou adjonctions dans le nouveau document communiqué aux salariés.

Sources :

Article L. 1321-5 du Code du travail ;

Article R. 1321-1 du Code du travail ;

Article L. 2312-8 du Code du travail ;

Circulaire DRT n° 5-83 du 15 mars 1983, BOMT n°83/16 ;

Cass. crim. 11 mars 1993, n°90-84.931 ;

Circulaire DGT n° 2008-22 du 19 novembre 2008 ;

Cass. soc. 5 mai 2021, n° 19-25699


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