Dématérialisation des notes de frais

Simplifiez et rationalisez la gestion des dépenses de vos collaborateurs

La technologie de reconnaissance de caractères du module Notes de frais lui permet d’extraire les informations contenues dans les notes de frais, sans intervention manuelle. A partir d’une simple photographie, l’ensemble de la procédure est automatisée :

1. Enregistrement de la dépense et vérification automatique des plafonds et encours

2. Gestion automatisée du circuit de validation

3. Ventilation des éléments et transmission dans vos outils RH et comptables

4. Affectation analytique des frais engagés

Le module Notes de frais gère toutes les natures de dépenses ainsi que les limitations associées à chaque collaborateur (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…). Une fois dématérialisées, les dépenses peuvent être ventilées analytiquement par centre de coût, projet ou client.

Le calcul des frais kilométriques est réalisé à partir de GoogleMaps, selon un barème officiel ou personnalisé. Les adresses favorites des utilisateurs sont mémorisées ou ils sont localisés lorsqu’ils renseignent leurs trajets.

Sécurisez vos procédures d’approbation et de stockage des justificatifs

Définissez vos propres circuits d’approbation selon les critères de votre choix : montant de la note de frais, imputation analytique, chaîne hiérarchique, niveaux d’approbation multiples…

Pour simplifier la validation, le module Notes de frais vous alerte sur les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons ou dépenses non autorisées et permet de refuser des lignes précises sur la note de frais en approuvant le reste. Pour simplifier le contrôle des justificatifs, les dépenses sont gérées en masse.

Grâce à la dématérialisation à valeur probante, les justificatifs n’ont plus besoin d’être stockés par les salariés après avoir été enregistrés. Les collaborateurs chargés de la vérification et de l’enregistrement des dépenses n’ont plus besoin de manipuler ni d’archiver les facturettes. En cas de contrôle, les justificatifs archivés ont une valeur juridique équivalente aux originaux.

Simplifiez la vie de vos comptables et contrôleurs de gestion

Ce module se connecte à votre solution paie pour y intégrer les données nécessaires afin de rembourser les frais engagés par vos salariés et établir vos DSN.

Nativement basé sur le modèle comptable, il communique avec les ERP et logiciels de comptabilité pour leur transmettre tous les éléments relatifs aux frais professionnels. Pour faciliter la tâche des financiers, il maîtrise les subtilités de la récupération de la TVA d’une note de frais et optimise les règles de récupération auxquelles vous avez droit.

Enfin, le module Notes de frais remonte quotidiennement les transactions de vos cartes bancaires et rapproche automatiquement les justificatifs correspondants.

Gérez tous les frais de vos collaborateurs, en France ou à l’étranger

La gestion des notes de frais sur différents sites est facilitée, ce qui permet l’application de règles de plafonnement spécifiques, la connexion avec plusieurs logiciels comptables ou encore la prise en compte de différentes devises de tenue de compte.

Au-delà des écritures comptables, le module Notes de frais s’interface avec vos autres logiciels RH. Par exemple, il communique avec le module Congés pour vérifier que des collaborateurs ne déclarent pas de frais ou déplacements professionnels lors de leurs absences.

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