Gestion digitalisée des frais professionnels, pour allier efficacité, rigueur comptable et réduction des coûts.
Gérez toutes les dépenses de vos salariés, depuis leur création jusqu’à leur intégration comptable, aussi justement que vos factures fournisseurs, en lien avec votre ERP comptable et vos autres briques SIRH.
Dématérialisez et archivez automatiquement les justificatifs papier associés aux notes de frais de vos collaborateurs.
Automatisez vos règles de validation, selon le profil des collaborateurs. Vous êtes alerté en cas d'anomalie ou de dépassement des plafonds.
Synchronisez vos cartes de paiement pour rapprocher les transactions avec les justificatifs correspondants et envoyer les écritures en comptabilité et en paie.
La technologie de reconnaissance de caractères du module Notes de frais lui permet d’extraire les informations contenues dans les notes de frais, sans intervention manuelle. A partir d’une simple photographie, l’ensemble de la procédure est automatisée :
Enregistrement de la dépense et vérification automatique des plafonds et encours
Gestion automatisée du circuit de validation
Ventilation des éléments et transmission dans vos outils RH et comptables
Affectation analytique des frais engagés
Le module Notes de frais gère toutes les natures de dépenses ainsi que les limitations associées à chaque collaborateur (transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas…). Une fois dématérialisées, les dépenses peuvent être ventilées analytiquement par centre de coût, projet ou client.
Le calcul des frais kilométriques est réalisé à partir de GoogleMaps, selon un barème officiel ou personnalisé. Les adresses favorites des utilisateurs sont mémorisées ou ils sont localisés lorsqu’ils renseignent leurs trajets.
Définissez vos propres circuits d’approbation selon les critères de votre choix : montant de la note de frais, imputation analytique, chaîne hiérarchique, niveaux d’approbation multiples…
Pour simplifier la validation, le module Notes de frais vous alerte sur les notes de frais comportant des anomalies telles que des doublons ou dépenses non autorisées et permet de refuser des lignes précises sur la note de frais en approuvant le reste. Pour simplifier le contrôle des justificatifs, les dépenses sont gérées en masse.
Grâce à la dématérialisation à valeur probante, les justificatifs n’ont plus besoin d’être stockés par les salariés après avoir été enregistrés. Les collaborateurs chargés de la vérification et de l’enregistrement des dépenses n’ont plus besoin de manipuler ni d’archiver les facturettes. En cas de contrôle, les justificatifs archivés ont une valeur juridique équivalente aux originaux.
Ce module se connecte à votre solution paie pour y intégrer les données nécessaires afin de rembourser les frais engagés par vos salariés et établir vos DSN.
Nativement basé sur le modèle comptable, il communique avec les ERP et logiciels de comptabilité pour leur transmettre tous les éléments relatifs aux frais professionnels. Pour faciliter la tâche des financiers, il maîtrise les subtilités de la récupération de la TVA d’une note de frais et optimise les règles de récupération auxquelles vous avez droit.
Enfin, le module Notes de frais remonte quotidiennement les transactions de vos cartes bancaires et rapproche automatiquement les justificatifs correspondants.
La gestion des notes de frais sur différents sites est facilitée, ce qui permet l’application de règles de plafonnement spécifiques, la connexion avec plusieurs logiciels comptables ou encore la prise en compte de différentes devises de tenue de compte.
Au-delà des écritures comptables, le module Notes de frais s’interface avec vos autres logiciels RH. Par exemple, il communique avec le module Congés pour vérifier que des collaborateurs ne déclarent pas de frais ou déplacements professionnels lors de leurs absences.
Pour ne rien manquer
inscrivez-vous à notre newsletterCochez cette case si vous acceptez de recevoir notre newsletter. Afin d'en savoir plus sur l'utilisation de vos données personnelles, rendez-vous sur notre politique de confidentialité de protection des données personnelles. Dans le cas où vous voudriez vous désinscrire de votre newsletter, cliquez sur le lien se trouvant en bas de celle-ci afin de nous notifier de votre décision.